Що означає електронне завірення документів?
Електронне завірення — це офіційне підтвердження справжності цифрового документа, що здійснюється за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Дія.Підпису. Таке засвідчення надає документу юридичну силу, аналогічну до тієї, яку має паперовий варіант із печаткою та власноручним підписом нотаріуса. Завдяки новим можливостям, користувачі можуть швидко отримати нотаріальне посвідчення документів без фізичного візиту до офісу.
Електронне завірення охоплює кілька етапів: ідентифікацію особи, перевірку поданого документа, підписання з боку уповноваженого нотаріуса та реєстрацію відповідного запису в єдиній базі. Після завершення процедури особа отримує файл у форматі PDF із накладеним цифровим підписом.
Чи потрібно встановлювати спеціальні програми або сервіси?
Для користування більшістю державних платформ, зокрема порталом «Дія», додаткове програмне забезпечення не потрібне. Більшість сервісів працює у веббраузері. Однак, якщо використовується КЕП, отриманий через податкову або інші акредитовані центри, може знадобитися спеціальний криптопровайдер для зчитування підпису з флешки чи токена.
Для комфортної роботи рекомендується мати:
- стабільне підключення до Інтернету;
- оновлений браузер (Chrome, Firefox, Safari тощо);
- доступ до свого електронного підпису (у вигляді файлу чи пристрою);
- встановлений програмний комплекс (наприклад, «Дія.Підпис» або «CryptoLib») — за потреби.
Безпека при завантажуванні документа через онлайн-платформи
Одне з ключових питань — наскільки безпечним є передавання конфіденційної інформації через Інтернет. Усі державні портали, що надають послуги електронного нотаріального оформлення, використовують захищені протоколи зв’язку (https), сертифікати шифрування та двофакторну автентифікацію.
Крім того, користувачам варто дотримуватись елементарних правил цифрової гігієни:
- не передавати свій КЕП стороннім особам;
- не завантажувати особисті дані на сумнівні сайти;
- перевіряти наявність офіційного сертифіката безпеки на порталі;
- уникати роботи з документами через публічні Wi-Fi мережі;
- використовувати антивірусні програми та надійні паролі.
Завдяки цим заходам електронне завірення є не менш захищеним, ніж традиційне оформлення в нотаріальній конторі.
Використання Дія.Підпис або КЕП (кваліфікований електронний підпис)
Українське законодавство визнає обидва варіанти — як КЕП, так і Дія.Підпис. Обидва мають однакову юридичну силу, проте відрізняються за технічним виконанням.
КЕП — це сертифікований підпис, який зберігається на флеш-носіях або токенах, виданий акредитованим центром сертифікації ключів (АЦСК). Його часто використовують для бізнес-процесів, бухгалтерської звітності чи юридичних операцій.
Дія.Підпис — більш зручний варіант для фізичних осіб. Підпис активується через мобільний застосунок після проходження ідентифікації (наприклад, за допомогою розпізнавання обличчя). Він не потребує додаткових пристроїв та доступний 24/7.
Порівняльна таблиця:
Які документи можна завірити онлайн, а які — ні
На сьогодні можна завірити онлайн значну частину особистих, фінансових і юридичних документів. Проте деякі категорії все ще потребують особистої присутності через законодавчі обмеження.
Можна завірити онлайн:
- заяви про прийняття спадщини;
- довіреності (залежно від складності);
- заяви про згоду на виїзд дитини за кордон;
- підтвердження справжності копій документів;
- трудові та цивільно-правові договори;
- заяви до державних установ.
Не можна завірити онлайн:
- угоди щодо купівлі-продажу нерухомості;
- оформлення шлюбних контрактів;
- посвідчення заповітів;
- операції з корпоративними правами (для юросіб);
- складні справи із залученням третіх осіб або суду.
Список поступово розширюється, оскільки законодавство адаптується до цифрових реалій.
Чи прирівнюється онлайн-завірення до нотаріального підпису на папері?
Так, українське законодавство визнає електронне завірення як рівнозначне традиційному. Документ, завірений через цифровий підпис, має таку ж юридичну силу, як паперовий із «мокрою» печаткою. Він приймається судами, банками, державними структурами, органами реєстрації.
Єдиною умовою є правильність оформлення й наявність кваліфікованого електронного підпису або Дія.Підпису. При потребі, будь-який електронний документ можна перевірити на справжність за допомогою QR-коду або електронної бази перевірки сертифікатів.
Чи можу я сам обрати нотаріуса для онлайн-завірення?
Так, користувач має право вибору нотаріуса з відкритого переліку фахівців, які мають технічний доступ до системи е-завірення. Список доступний на сайтах Міністерства юстиції України, Нотаріальної палати або в електронному сервісі «Дія».
Кожен нотаріус має власний кабінет у системі, де зберігається його підпис, реєстр посвідчених дій та історія транзакцій. Обираючи фахівця, варто звернути увагу на регіон, досвід, години роботи та наявність електронної ліцензії.
Як перевірити, чи працює мій нотаріус з електронними документами?
Є кілька способів дізнатися, чи підтримує ваш нотаріус онлайн-завірення:
- Перевірити його профіль у реєстрі нотаріусів із доступом до електронного підпису.
- Зателефонувати або написати до офісу й уточнити перелік цифрових послуг.
- Зайти на сайт Нотаріальної палати та скористатися фільтром пошуку «працює онлайн».
- Переглянути особисту сторінку нотаріуса в «Дії», якщо він зареєстрований у системі.
Скільки часу займає процес завірення онлайн та скільки коштує?
Тривалість залежить від складності документа і швидкості взаємодії між сторонами. У середньому процедура займає від 30 хвилин до 1 робочого дня. Найшвидше відбувається завірення копій або однотипних заяв.
Ціна формується індивідуально, але зазвичай становить 150–500 грн за документ. Якщо потрібна додаткова консультація, внесення змін або перевірка кількох версій — сума може збільшитись.
Додаткові збори за електронну процедуру
У деяких випадках стягується додатковий платіж за:
- внесення запису до електронного реєстру;
- користування онлайн-сервісом платформи;
- зберігання цифрових копій протягом встановленого строку;
- повторне надання завірених документів за запитом клієнта.
Проте в більшості ситуацій ці витрати включені до загального рахунку нотаріуса й не потребують окремої оплати.
Чи приймуть завірені онлайн документи в суді, банку або інших установах?
Так, всі державні органи, судові установи та комерційні банки зобов’язані приймати документи з КЕП або Дія.Підписом. Єдине — у деяких випадках потрібен супровідний лист або витяг з реєстру посвідчених дій, якщо того вимагає процедура.
Онлайн-документи активно використовуються в земельних реєстрах, судових справах, іпотечних угодах, бізнес-операціях. Головне — зберігати файл у незміненому вигляді та мати підтвердження автентичності (QR-код або цифровий сертифікат).
Чи можна онлайн-завіренням користуватись для оформлення спадщини?
Так, починаючи з 2025 року частину дій у спадкових справах дозволено проводити онлайн. Зокрема:
- подача заяви про прийняття спадщини;
- отримання витягу з реєстру спадкових справ;
- перевірка заповіту (якщо внесено до реєстру);
- завірення копій документів.
Однак для остаточного оформлення права власності необхідна особиста присутність у нотаріуса під час видачі свідоцтва. Це пов’язано з вимогами до ідентифікації спадкоємця та перевірки правочинності.
Чи потрібно потім все одно приносити документи в паперовому вигляді?
У більшості випадків — ні. Якщо документ підписаний електронно та подається через офіційний канал, паперовий варіант не потрібен. Проте деякі установи можуть вимагати надати друковану копію «для ознайомлення» — це не є обов’язковою умовою, а радше формальністю.
Отже, електронне завірення документів — це зручний, сучасний та юридично безпечний спосіб обміну важливою інформацією. Попри певні винятки, більшість документів уже можна оформити без черг, печаток і фізичної присутності. Це реальний крок до диджиталізації державних послуг в Україні.
